Maîtriser le programme et la durée de votre expérience

Même si l'organisation d'une expérience est très gratifiante, la logistique peut parfois être difficile ! En tant qu'hôte, vous devez jongler avec plusieurs choses à la fois : gérer le temps, prendre en compte la dynamique du groupe, répondre aux besoins individuels des voyageurs, faire face aux imprévus, exécuter l'activité de façon compétente tout en gardant le sourire. Tout cela contribue à rendre l'organisation d'une expérience à la fois très compliquée et incroyablement gratifiante.

Dans cet article, nous partagerons quelques conseils sur la durée et la programmation, tirés des remarques des voyageurs et des hôtes dont les expériences ont du succès.

Les voyageurs nous disent apprécier quand les expériences sont soigneusement planifiées. Envisagez de créer un flux narratif (début, milieu et fin). Lorsque les choses suivent un ordre logique, l'expérience dans son ensemble est plus agréable pour les voyageurs. En effet, l'hôte semble ainsi plus organisé et professionnel. Cela aide les participants à se souvenir de ce qui s'est passé lors de l'expérience et permet également à l'hôte de répéter l'expérience à l'identique.

Planifiez le bon déroulement de l'expérience en tenant compte de l'ordre des événements et de la façon dont vous effectuerez la transition entre les différentes parties. Par exemple, combien d'endroits allez-vous voir et l'ordre dans lequel vous les visitez est-il logique ? Comment préserverez-vous l'engagement et l'intérêt des voyageurs lorsque vous vous rendez d'un endroit à un autre ?

De nombreux hôtes ont trouvé utile de réfléchir à l'ordre des événements composant leur expérience en la schématisant en 5 étapes distinctes :

1. Avant : communiquez avec les voyageurs avant qu'ils arrivent pour prendre part à l'expérience
2. Introduction : donnez une impression mémorable aux voyageurs à leur arrivée
3. Activité : dépassez les attentes lors du déroulement de l'activité de l'expérience
4. Conclusion : concluez l'expérience de façon réfléchie
5. Après : recontactez les voyageurs pour les remercier, partagez les moments que vous avez préférés et encouragez-les à laisser un commentaire.

Lors de l'expérience, la gestion du temps peut être un art délicat à maîtriser. Il s'agit d'avoir conscience du temps qui passe tout en maintenant simultanément sa présence dans l'instant et en restant flexible si nécessaire.

Il peut être difficile de rester dans les temps quand beaucoup de facteurs entrent en jeu, comme les voyageurs qui arrivent en retard, les problèmes de transport ou un groupe curieux qui pose plus de questions que d'habitude.

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à garder un œil sur l'heure sans que vous ayez l'impression que le temps vous contrôle complètement :

1. Faites un essai avec des amis ou des membres de votre famille pour vous donner une idée du temps que chaque activité ou section peut prendre. Vous pouvez vous appuyer sur cette liste de contrôle pour préparer à une expérience qui aura du succès.
2. Lorsque vous animez l'expérience, indiquez aux voyageurs la durée de chaque activité (« Nous resterons ici 20 minutes avant de rejoindre l'étape suivante »), puis prévenez-les lorsque la fin de l'activité approche (« Il reste 5 minutes ! ») pour que personne ne soit pris au dépourvu.
3. Prévoyez d'être flexible en vous laissant une marge de sécurité au cas où quelque chose dure plus longtemps que prévu. Préparez des sujets de discussion ou de petites activités que vous pourrez ajouter s'il vous reste du temps.

Les hôtes comme les voyageurs nous ont indiqué que l'une des grosses difficultés peut être de trouver tout le monde au point de rendez-vous afin de commencer l'expérience à l'heure. Il existe plusieurs façons de régler ce problème.

Vous pouvez vous poser la question suivante : mon point de rendez-vous actuel est-il accessible et facile à trouver pour un voyageur qui ne vit pas ici ? Est-il à l'écart de la foule ? Une fois que vous avez trouvé le point de rencontre idéal, il peut être judicieux :

• De désigner un point de repère spécifique aux voyageurs
• De tenir un objet ou de porter des vêtements reconnaissables pour que vos voyageurs puissent vous identifier
• De guider les voyageurs de façon claire et précise
• D'envoyer une photo du point de rencontre dans le fil de discussion Airbnb

Ensuite, pensez à l'heure où l'expérience a lieu. Aura-t-elle un impact sur la capacité des voyageurs à arriver à l'heure ? Pensez à la circulation ou aux horaires des transports publics dont ils devront tenir compte. N'oubliez pas que c'est peut-être la première fois qu'ils visitent votre ville et ils peuvent ne pas savoir exactement comment les choses fonctionnent ou connaître leur emplacement les unes par rapport aux autres.

Nous espérons que tous ces conseils vous aideront à accueillir des voyageurs. N'oubliez pas que chacun dispose de qualités d'hôte exceptionnelles. Il est donc important de trouver ce qui vous convient le mieux tout en garantissant une expérience positive et de haute qualité pour vos voyageurs.